Gestione

Il Controllo di Gestione in Gelateria: il Budget delle Vendite

15 giugno 2017

Ed eccoci giunti al terzo e ultimo dei miei articoli dedicati al controllo di gestione per le gelaterie, quello in cui vedremo come impostare nella pratica il file che ci servirà a tenere d’occhio l’andamento delle vendite mese per mese.

Negli ultimi due articoli Avevo parlato di cos’è il controllo di gestione, a cosa serve, di come sia fondamentale stabilire dei buoni obiettivi.

Li trovi qui:

A proposito, hai definito quali sono i tuoi obiettivi misurabili e verificabili? Allora cominciamo!

 

LA COSTRUZIONE DEL BUDGET

Adesso sei pronto a entrare nella fase più operativa del controllo di gestione in gelateria con la costruzione del budget.

Come anticipato, qui di seguito parlerò del controllo di gestione relativo alle vendite, ma con lo stesso principio puoi monitorare anche le spese (tutte o quelle che vuoi tenere maggiormente sotto controllo).

 

Scegli gli strumenti

Niente paura, non dovrai dotarti di costosi software o strumenti difficili da maneggiare. Al contrario, ti basterà usare un comune foglio di calcolo. Ad esempio, puoi usare:

  • MS Excel della suite Microsoft Office
  • Calc della suite OpenOffice: è molto simile ai programmi Microsoft ma è gratuito, e lo scarichi a questo link: http://www.openoffice.org/it/download/
  • Il Foglio di Calcolo di Google Documents: ti basta avere un account di posta fatto con gmail e ci puoi accedere online, gratuitamente e senza scaricare niente, a questo indirizzo: https://docs.google.com/

Semplice, no?

Vuoi integrare anche tu le tecniche avanzate che ti consentono di MIGLIORARE il tuo Business?

Raccogli lo storico

Raccogli i dati dello STORICO relativo al periodo per il quale ti sei dato degli obiettivi. Ad esempio, se vuoi lavorare sugli obiettivi per l’anno 2017, controlla i dati (costi, incassi, ecc.) che riguardano quanto successo nel 2016.

 

Comincia a riempire la tabella

Adesso cominciamo a riempire il budget inserendo i dati che ci servono nel nostro foglio di calcolo, colonna dopo colonna.

I dati che devi riportare sono i tuoi obiettivi: fissali prendendo i dati dello storico e aggiungendoci una percentuale di crescita che sia realistica in un’ottica di mercato, come spiegato nell’articolo precedente.

Se hai una Gelateria, una Pasticceria, un Bar o comunque un attività rivolta al dettaglio, segui quest’ordine:

  • nella prima colonna riporta il valore del fatturato ( i corrispettivi in questo caso ).
  • Nella seconda e nella terza, inserisci il numero degli scontrini e il valore dello scontrino medio.
  • Il budget ci sarà utile se sapremo controllare cosa succede mese per mese: nelle dodici colonne successive inserisci gli incassi previsti per ogni mese.

Nella riga successiva, colonna per colonna, potrai inserire i dati che riguardano l’andamento attuale, ossia gli incassi progressivi che registrerai giornalmente.
Al di sotto ancora inserirai le colonne relative all’analisi dei risultati, ossia gli SCOSTAMENTI rispetto allo storico e soprattutto agli obiettivi prefissati.

Gli scostamenti possono essere calcolati come numero assoluto o come percentuale; io ti consiglio di metterli entrambi.

 

L’IMPORTANZA DI UN AGGIORNAMENTO GIORNALIERO

Di solito gli scostamenti si analizzano a fine mese, è vero, ma quello che ti consiglio io è di tenere aggiornato il tuo documento giorno dopo giorno.

Ogni sera, infatti, dovrai riportare sulla tua tabella il valore dei corrispettivi e il numero degli scontrini (entrambe informazioni che trovi sullo scontrino di chiusura della giornata).

Automaticamente, nella colonna accanto, potrai ottenere l’importo dello scontrino medio ( che ricordo è il valore ottenuto dividendo l’importo dell’incasso con il numero degli scontrini ).

Il mio consiglio è anche quello di aggiungere un’altra colonna ” NOTE “ dove inserirai brevemente i tuoi commenti ed eventuali considerazioni della giornata ( meteo, eventi, aperture-chiusure straordinarie, ecc.).

Non è obbligatorio, però può essere comunque un’indicazione se i valori risultassero particolarmente diversi rispetto a quelli attesi.

Facendo ciò, ovviamente, potrai rilevare il trend settimanale, mensile e davvero potrai dire di iniziare ad avere i numeri della tua attività sotto controllo.

Allora, ci mettiamo sotto? Sei pronto a dedicare un po’ del tuo tempo a questa preziosa attività?
Dai, prenditi un caffè in più, ma non rinunciare ad aggiornare la situazione delle vendite!

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E TU, HAI TUTTO SOTTO CONTROLLO?

Con questo semplice file potrai mettere insieme i valori relativi al budget (la tua previsione-obiettivo) e quelli relativi al conto economico, proprio come avevamo detto nell’articolo precedente.

Comincia a prendere confidenza con questo modo di procedere; vedrai che così potrai presto cominciare a confrontare i dati degli incassi anche con quelli relativi alle spese e ai flussi di cassa!

Adesso hai in mano lo strumento fondamentale per verificare le tue performance relative al periodo in esame, capire se stai centrato gli obiettivi che ti eri prefissato o calcolare la percentuale di raggiungimento nel caso i risultati fossero stati inferiori rispetto alle attese.

Inutile sottolineare che le differenze tra le previsioni ( obiettivi ) ed i risultati conseguiti realmente ci saranno sempre.

L’importante però è che da oggi hai gli strumenti per capire meglio quando e come si sono verificate queste differenze. L’analisi che ne consegue ti consentirà di formulare nuove strategie, sempre migliori, per arrivare all’obiettivo della crescita del business.

Non so tu, ma i miei clienti hanno già analizzato i dati del 1° trimestre 2017 e sono in attesa della chiusura di giugno per verificare se le vendite sono in linea con gli obiettivi 2017 anche per il 2° triimestre.

 

So che in questo mese hai molto da fare, ma se ti è piaciuto l’articolo prenditi meno di un minuto e condividilo sui tuoi social.
Stai provando a tenere sotto controllo vendite e spese? Segnalamelo nei commenti. A presto!

Giacomo Tonelli - Business Coach

Aiuto i GELATIERI ITALIANI a migliorare il proprio Business attraverso:

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