Se delegare ai dipendenti in gelateria ti sembra impossibile, questo articolo è per te

Alzi la mano chi, tra gelatieri e titolari di piccole attività al pubblico in genere, riesce a delegare con serenità il lavoro operativo ai propri dipendenti, riuscendo così a ritagliarsi il tempo necessario per gestire al meglio tutto il resto (inclusa la propria vita privata).

Questo è, senza dubbio, il problema più sentito tra i tanti clienti con cui lavoro ogni giorno. Ma per fortuna è un problema che ha una soluzione.

Ogni giorno, nel mio lavoro di business coach e consulente, leggo o ascolto tanti tuoi colleghi e noto quanto sia scottante il tema di delegare i dipendenti in gelateria.

Certo, trovarne di bravi e affidabili non è facile. Così, dopo magari qualche brutta esperienza, il gelatiere pensa che tutto sommato per lui è meglio farne a meno.

A questo punto il copione è sempre lo stesso: il titolare, per sopperire alle difficoltà, lavora 12/15 ore al giorno nella propria attività di gelateria, sacrificando inevitabilmente la parte strategica, quella più importante, e non solo…perchè ne risentirà anche il proprio riposo, la vita privata, la propria serenità e talvolta anche la salute.

Semplicemente, a un problema reale (è verissimo che è difficile trovare dipendenti affidabili e gestirli!) è stata data una risposta completamente errata.

Magari il duro lavoro in autonomia funzionava per i nostri genitori, o per chi aveva attività negli anni ’80 o ’90, ma adesso da solo non paga più: anzi, è la ricetta per continuare ad arrancare.

L’importanza della delega

Grazie a Dio, ormai da qualche anno, anche in settori tradizionalmente più statici come la gelateria , si sta imponendo un nuovo modello organizzativo, che mette al centro il concetto di delega per migliorare la gestione della propria attività e ottenere risultati soddisfacenti in termini economici ma anche di qualità di vita.

Si potrebbe discutere molto del perché, oggi, sia praticamente impossibile fare tutto da soli rinunciando o limitando al minimo i dipendenti.

Sinteticamente, possiamo dire che il mercato è più complesso, molto più competitivo, e le attività vanno gestite con molta più razionalità.

Nel corso del tempo le necessità si sono modificate e, con l’aumentare della concorrenza, le competenze per stare sul mercato sono cresciute.

Uno dei capisaldi più importanti è che non è più possibile concentrarsi solo sull’operatività; pur importante che sia, oggi occorre dedicare la gran parte del tempo di qualità ad un’attenta organizzazione, all’analisi e al controllo dei numeri come la stesura dei listini, il calcolo dei margini di guadagno, l’ottimizzazione dei costi, la gestione dei fornitori, la comunicazione, il marketing e tante altre attività strategiche che invece vengono trascurate per mancanza di tempo.

Negli anni 70-80-90 queste attività strategiche e gestionali potevano essere ignorate o quasi, perché i margini erano molto più alti e la concorrenza molto meno presente.

Oggi, se vuoi davvero che la tua attività di gelateria e pasticceria sia profittevole, dovrai ritagliarti il ruolo di imprenditore e non di dipendente di te stesso. Fare l’imprenditore è ciò che devi imparare a fare. Non puoi trascorrere la maggior parte del tuo tempo in laboratorio o al bancone a servire i tuoi prodotti: è strategicamente errato.

Ricordati: se non fai tu l’imprenditore, se non dai un taglio più manageriale alla gestione della tua attività, nessuno potrà farlo al posto tuo. Anzi, è molto probabile che lo faranno i tuoi concorrenti che si avvantaggeranno grazie alla tua gestione alquanto inefficace ed agli spazi che lasci sul mercato.
Se questa delega non dà i risultati sperati, sei di fronte a un problema da risolvere con urgenza.

Per esempio, il ruolo del gelatiere, ma anche quello del banconista possono e anzi dovrebbero essere delegati, per ricavare del tempo prezioso e occuparti della strategia, dell’organizzazione, della creazione del team, della formazione e soprattutto del controllo dei numeri.

Se non riesci a convincerti di questo passaggio, che è soprattutto, credimi, un upgrade mentale, sei di fronte a un problema da risolvere con determinazione.

Durante le centinaia di sessioni di coaching che ho fatto negli ultimi anni, ho notato spesso che ci sono tre convinzioni errate e molto ben radicate, nella testa dei tuoi colleghi, e probabilmente anche nella tua, che sono la spia della necessità di cambiare passo.

Facciamo quindi un piccolo test: se ti riconosci in una di queste tre convinzioni, hai sicuramente bisogno anche tu di un reset mentale.
Sai formare i tuoi dipendenti? Questo approfondimento potrebbe aiutarti, lo trovi qui.

Ho notato spesso che ci sono tre frasi ricorrenti, tre convinzioni errate che hanno moltissimi tuoi colleghi, e probabilmente anche tu, e che sono la spia della necessità di cambiare passo. Facciamo quindi un piccolo test: se ti riconosci in una di queste tre frasi, è il momento di cambiare.

Le 3 convinzioni malsane che bloccano la delega

Vediamo quindi quali sono queste tre frasi, queste tre frasi-spia.

Soprattutto, vediamo cosa potresti fare per uscire dalla trappola mentale del “devo fare tutto io”.

1. “Se le cose le faccio io fila tutto liscio, se le delego non mi accontentano”

Beh, sicuramente è così. Queste queste attività tu le esegui da anni, con passione e dedizione, soprattutto con il cervello acceso. Sarebbe deludente se un ragazzo con esperienza limitata le svolgesse meglio di te, giusto?

Ma se questo semplice dato di fatto diventa una scusa per essere sempre deluso, o per fare tutto tu, allora questa convinzione si trasforma in una sorta di catena che ti terrà inchiodato alle mansioni operative, sottraendo energie al lavoro di imprenditore.

Cosa dovresti fare allora?

Controllare e organizzare. Se tuoi dipendenti non eseguono correttamente il task assegnato, non puoi pensare che la situazione migliorerà semplicemente alzando la voce o tenendo sempre pronta la frusta.

Forse il sistema dovrà essere corretto, migliorato, potrebbe essere che i passaggi vadano descritti più nel dettaglio, di introdurre una fase di controllo, magari è necessario stabilire una procedura operativa precisa (tipo check list per intendersi); o magari di intervenire in altro modo ancora…in ogni caso il segreto è lavorare sul sistema evitando di sostituirti ai tuoi dipendenti per realizzare semplici attività operative.

Ovviamente non diventerà tutto perfetto. È chiaro che tu continuerai a essere quello più bravo, per i motivi già detti, ma il tuo obiettivo non può essere quello di avere dipendenti perfetti.

Il tuo obiettivo è portare i tuoi collaboratori a svolgere quella mansione sufficientemente bene da potersene occupare in autonomia, mentre tu ti concentri sul tuo ruolo di imprenditore o imprenditrice.

Poi, con il tempo, chissà… via via che guadagnano esperienza, potrebbero davvero stupirti!

2. “Se non vedono me, i clienti sono più diffidenti perché solo io fornisco informazioni esaustive sui prodotti”

Anche qui, non dubito sia vero. E anche qui, più che prenderlo come un dato di fatto e una sorta di condanna è utile, piuttosto, farsi qualche domanda sul perché questo avviene. Così potrai correre ai ripari.

Se i clienti vogliono te probabilmente è perché sei l’unico, o l’unica, a conoscenza di tutte le argomentazioni che rispondono ai loro dubbi e alle loro incertezze, rassicurandoli.

Probabilmente non è solo una questione di avere informazioni più complete sul prodotto, ma anche di occhio: con l’esperienza che hai maturato, tu capisci subito che una mamma con un bimbo piccolo vuole sentirsi garantire che gli ingredienti sono sani e freschi, mentre chi acquista una vaschetta da portare a una cena probabilmente è più preoccupato di fare bella figura…

Chi lavora da poco nel settore potrebbe non essere in grado di decodificare subito qual è la preoccupazione reale che si nasconde dietro a una domanda banale; è normale.

Cosa dovresti fare allora?

Ovviamente non puoi far crescere un business contando solo sulla tua presenza. Dovrai invece preoccuparti di trasferire con un metodo preciso le informazioni necessarie a collaboratori adeguati e assicurarti che anche loro siano sempre pronti a offrire la giusta accoglienza alla clientela e saper argomentare con professionalità i prodotti e i servizi offerti.

3. “Se manco io fisicamente in gelateria, ognuno fa di testa sua”.

Anche in questo caso, più che recriminare sui dipendenti non adeguati, è piuttosto il caso di interrogarsi sull’organizzazione generale della tua attività.
Evidentemente, quando non ci sei tu non esistono procedure prestabilite (o, se presenti, non sono risolutive, o magari la loro importanza non è stata adeguatamente trasmessa…).

Quindi sì: i tuoi dipendenti non avendo dei sistemi organizzati, improvvisano. Con gli scarsi risultati (ovvi) che ci si possono attendere da una serie di azioni improvvisate.

Cosa dovresti fare allora?

Semplicemente passare 18 ore al giorno in negozio per dire a tutti, in ogni momento, cosa fare. Ovviamente scherzo, sarebbe folle (ma quante ne vedo, purtroppo, di tali follie…).

Concludendo, il mio consiglio è di mettere mano seriamente all’organizzazione della tua attività, convincendoti per prima cosa del tuo ruolo di imprenditore e poi creando processi, sistemi e procedure esatte che aiutino i componenti del tuo team a dare risposte all’evento A, all’evento B e via dicendo.

Con la conoscenza che hai della tua attività e del tuo business, sono sicuro che puoi prevedere almeno il 99% degli “imprevisti” che si incontrano in un mese di lavoro.

I margini di improvvisazione per i dipendenti inesperti, così, crolleranno drasticamente e loro potranno muoversi meglio, con maggiore sicurezza, e tu potrai stare tranquillo/a, dedicarti al tuo vero ruolo e, perché no, goderti i frutti del tuo lavoro.

È il momento di cambiare!

Quello che abbiamo elencato in questo articolo non è niente di più che la base di un lavoro organizzato, che comprende un processo di delega ben gestito.

Se vuoi che il tuo personale migliori, per prima cosa devi rivedere il modo in cui tu organizzi il loro lavoro e  come fai loro formazione. Se non ami le brutte sorprese, li devi mettere in grado di fare ciò che ti serve nel modo in cui vuoi che sia fatto, senza margini di ambiguità.

È proprio per aiutare i gelatieri a gestire questa parte così essenziale della propria attività che ho sviluppato realizzato un webinar gratuito dal titolo “Crea la tua squadra vincente”.

E’ un approfondimento specifico pensato per gli imprenditori gelatieri che vogliono creare una squadra affidabile e vincente per far crescere la propria attività.

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