Come gestire il magazzino della tua gelateria per ottimizzare i costi

Quattro consigli pratici per tenere sotto controllo le scorte di magazzino durante tutto l’anno.

Ma come Giacomo, mi parli di magazzino adesso? Ma non si fa a dicembre il controllo periodico?

Già ti sento pensare così, subito dopo aver letto il titolo. Ma gestire il magazzino per una gelateria non dovrebbe essere una cosa da fare una volta l’anno, a dicembre/gennaio, quando c’è l’obbligo di inventario ai fini fiscali.

Al contrario, dovresti fare controlli periodici lungo tutto l’anno. Anche se banale e persino antipatico, infatti, il controllo del magazzino può dare indicazioni preziose per migliorare la gestione delle scorte di magazzino e quindi, in ultima analisi, di tutta l’attività.

Per passare dall’incasso al tuo vero guadagno infatti devi detrarre molte voci di costo che pesano, e il magazzino è una di queste. Se vuoi, invece, rivedere anche le altre ti suggerisco di leggere questo articolo che ti spiega come si calcola il reale guadagno a fine anno.

Cercare l’equilibrio, prevedendo le variazioni.

Il magazzino va gestito cercando il giusto equilibrio. Scorte troppo alte si traducono in costi troppo elevati (perdita di valore delle merci, flussi di cassa non ottimali); dall’altra parte, nessun gelatiere può correre il rischio di trovarsi senza gli ingredienti per preparare o servire le proprie specialità al momento in cui deve venderle.

Per trovare il giusto equilibrio ci si affida a vari criteri che si basano su calcoli legati ai consumi medi e ad altri parametri. Il metodo più diffuso prevede di prendere in esame questi 3 parametri:

  • Il consumo medio in un certo periodo (per esempio: la stagione)
  • I tempi di approvvigionamento (per esempio: 15 giorni)
  • La valutazione del livello minimo sotto il quale deve scattare l’ordine successivo.

Calcolando separatamente questi tre elementi e mettendoli in relazione fra loro, gestire il magazzino dovrebbe essere piuttosto semplice. Almeno in teoria.

Nella pratica, però, spesso le cose si complicano e non è raro imbattersi in problemi che nascono nel magazzino ma vanno poi a creare danni economici importanti, che pesano sull’andamento dei conti.
Spesso questi errori nascono dal cambiamento di una routine ormai collaudata; ad esempio, ho visto con i miei occhi le due situazioni che descrivo qui sotto.

Quando cambia la ricetta…

Questo gelatiere aveva acquistato un certo quantitativo di cartoni di latte in polvere, un ingrediente importante per rinforzare la struttura del suo gelato.
Aveva piazzato l’acquisto basandosi sui consumi della stagione precedente, definendo con attenzione i termini di consegna, i dettagli dell’ordine… tutto sembrava organizzato nel modo migliore.
Finché, a primavera, ha deciso di modificare la ricetta, utilizzare un semilavorato più completo ed eliminare il latte in polvere.
Il risultato? A fine anno il nostro latte in polvere giaceva in magazzino, non utilizzato, col fornitore che non voleva ritirarlo perché ormai vicino alla scadenza…

Quando cambia il mercato…
In un altro episodio a cui ho assistito, il gelatiere aveva acquistato le coppette per la stagione basandosi sui consumi storici. Nel bel mezzo della stagione, però, si modificano i processi di vendita e alcune misure diventano più richieste rispetto ad altre.
A fine stagione e le scorte risentivano del cambiamento avuto nelle vendite: alcune misure scarseggiavano, altre erano sovrabbondanti. Come se non bastasse l’ingombro di magazzino, le scorte eccessive hanno finito anche per bloccare il gelatiere dal fare un restyling del proprio brand, come avrebbe voluto, perché c’erano ancora tante vecchie coppette da utilizzare. Coppette lasciate a mesi e mesi in magazzino, con il rischio di deteriorarsi.

Questi sono solo due esempi ma i casi in cui le scorte di magazzino pesano per i costi eccessivi, l’ingombro fisico e via discorrendo sono in realtà molto comuni. Ecco perché è meglio prevenire i problemi.

Ad esempio, seguendo i quattro consigli che ti spiego nel prossimo paragrafo

A proposito: se hai costi di magazzino realmente eccessivi, mentre cerchi di riorganizzarlo potresti anche darti un KPI specifico, da tenere sotto controllo: ad esempio, il rapporto fra costi di magazzino ei incassi. Così potrai renderti conto se, nel tempo, stai davvero riuscendo a ridurne l’incidenza in modo significativo. Se non sai cos’è un Key Performance Index, ti suggerisco di leggere questo articolo sui KPI adottati più di frequente nelle gelaterie.

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I consigli per gestire al meglio il magazzino il gelateria

Consiglio 1: Fai check periodici del magazzino

Non limitarti MAI a un solo controllo annuale, ma cerca di fare check periodici del magazzino, almeno uno ogni due mesi. Solo così potrai intervenire in modo tempestivo, ad esempio trovando nuovi accordi con i fornitori o trovando altri modi per smaltire le scorte che si accumulano prima che perdano valore di mercato.

Servono regolarità e precisione. In queste operazioni è utile coinvolgere quei tuoi collaboratori che vivono di più il magazzino e possono quindi notare meglio inefficienze, irregolarità , anomalie.

Consiglio 2: Analizza i dati di vendita

Molto spesso i problemi di magazzino nascono da cambiamenti nella domanda di mercato: analizzando quindi i dati di vendita dei prodotti a listino potrai prevenire molti sprechi e inefficienze (proprio come nell’esempio delle coppette).

Se hai installato un buon software gestionale ti sarà molto più facile tenere d’occhio la situazione: fra l’altro, potrai vedere la situazione aggiornata del magazzino praticamente in tempo reale risparmiando molto in termini di ore di lavoro.

Consiglio 3: Organizza promozioni mirate

Le materie prime o il packaging fermi in magazzino ingombrano, perdono di valore ogni giorno che passa, rappresentano un patrimonio bloccato che non genera liquidità per la tua cassa. Le merci ferme si traducono, in altre parole, in costi.

Quando noti un accumulo eccessivo, quindi, cerca di sbloccarle. Puoi provare così:

  • Chiedi un reso al fornitore.
  • Coinvolgi un collega che utilizza lo stesso tipo di merce e proporgli un cambio.
  • Inventa una nuova promozione per il pubblico proprio rivolta a quegli articoli.

Tutto è meglio piuttosto che restare passivi e non agire, con la certezza poi di pagare tutto insieme il conto quando la merce sarà scaduta o comunque non più utilizzabile.

Parlando di promozioni ad hoc, potresti ad esempio legare il consumo dei prodotti che sei interessato a smaltire al tuo programma fedeltà. Se ancora non ne hai uno, ti consiglio di leggere in questo articolo perché tutte le gelaterie dovrebbero adottare un programma fedeltà.

Consiglio 4: Soprattutto, impara dai tuoi errori!

Anche la gestione del magazzino, come tutto, si impara. Non tutti però si soffermano a riflettere sui problemi che hanno incontrato, o non lo fanno abbastanza da capire quali sono stati gli errori che li hanno generati. Eppure è l’unico modo per intervenire, organizzando nuove procedure che eviteranno di ripeterli.

Dopo tanti anni di consulenza, continuo ancora a stupirmi di quanto spesso, al contrario, le persone ripetono gli stessi errori sistematicamente, senza capire di sbagliare. Con il passare del tempo poi questi errori, magari piccoli se presi singolarmente, si sommano e il danno economico per l’attività cresce.

Per fortuna un cambio nelle procedure permette di intervenire in modo efficace nella maggioranza dei casi, e il magazzino non fa eccezione. Magari stai utilizzando un metodo di approvvigionamento troppo rigido o, al contrario, troppo poco programmato.

In ogni caso, imparare dai propri errori è una caratteristica essenziale per un buon imprenditore e, spesso, è solo questione di acquisire il giusto approccio verso il proprio business.

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