In un contesto come quello italiano, trovarsi ad assumere un familiare o un amico è una situazione molto frequente. Pur essendo frequente, però, non è certo semplice da gestire.

Sai già che per lavorare bene è fondamentale costruire e mantenere un team affiatato e armonioso; magari pensavi che assumendo un amico o un’amica avresti evitato tante complicazioni… invece, guarda caso, è proprio questa persona a darti qualche grattacapo in più!

Ecco allora qualche consiglio per capire come gestire questo tipo di situazione in modo razionale ed efficace, salvando sia il rapporto umano che, soprattutto, quello professionale.

Un dipendente va gestito, sempre

Purtroppo un rapporto di amicizia o peggio ancora un legame affettivo con un familiare non ti mettono al riparo dal dover gestire quella persona come un vero e proprio collaboratore. 

A lui, come a tutti gli altri, devi richiedere di svolgere la propria mansione con serietà, professionalità e impegno. E anche lui, come tutti gli altri, avrà bisogno di essere seguito, motivato, addestrato. Assumere un familiare o un amico, invece, spesso porta ad aspettative errate (da entrambe le parti) o rischia di far nascere incomprensioni.

Potreste partire col piede sbagliato fin da subito e per molti motivi diversi; ma anche un rapporto iniziato bene potrebbe deteriorarsi perché la relazione dipendente-titolare e quella di amicizia si mischiano.

In entrambi i casi, quello che ti serve è riportare oggettività nel rapporto. 

A proposito, vuoi sapere come dovresti muoverti per trovare e selezionare la persona giusta per la tua gelateria? Se vuoi avere nuovi spunti, ho riassunto in un apposito articolo le cinque mosse per assicurarti di prendere in squadra solo i candidati migliori!

Come valutare l’amico-dipendente

Il familiare o l’amico da te assunto crea problemi? 

Considera sempre che tu non sei oggettivo nel valutarli. Potresti sopravvalutarli per via del legame affettivo, o al contrario aspettarti da loro molto più che da chiunque altro (praticamente troppo).

Invece valutarli con oggettività è essenziale! 

Per prima cosa ti propongo un piccolo esercizio, molto semplice. Prendi carta e penna e scrivi una valutazione onesta sulle caratteristiche della persona, assegnando un voto da uno a dieci ciascuna delle seguenti voci:

• Affidabilità
• Serietà
• Puntualità
• Cura della propria persona
• Disciplina
• Dinamicità
• Problemi solving
• Collaborazione e disponibilità con i colleghi
• Proattività
• Accoglienza dei clienti abituali
• Accoglienza dei nuovi clienti
• Rispetto delle direttive aziendali.

In questo modo riuscirai a farti un quadro della persona (come dipendente) liberandoti dal condizionamento emotivo, o almeno tenendolo a bada.

In seguito a questa riflessione, sarai in grado di valutare in modo strategico come affrontare la situazione: se la media dei voti è alta (ad esempio sopra al 7), potrai semplicemente adottare soluzioni che ti aiutino a “recuperare” questa risorsa umana anziché spendere soldi, tempo e fatica nella ricerca di un sostituto, nonché della sua formazione.

Se invece la media è molto bassa (per esempio inferiore a 6 oppure addirittura a 5), ti sarà più semplice mettere per un momento da parte il legame affettivo e trovare un modo conveniente per entrambi di chiudere la collaborazione, ad esempio stabilendo un limite massimo di tempo entro il quale la persona possa trovare un’altra e più soddisfacente occupazione.

Mettere dei limiti al rapporto personale

Nel caso tu abbia deciso di recuperare il rapporto professionale, ci sono alcune regole importanti che dovresti seguire. La prima è stabilire un limite netto tra il rapporto professionale e l’amicizia. 

È fondamentale che dentro le mura dell’attività valga solo il regolamento aziendale e siano ammessi SOLO argomenti di discussione legati all’attività. 

Sono accettate critiche costruttive relative al miglioramento del servizio offerto, o comunque in generale sugli affari; scoraggia invece con educazione qualsiasi tipo di conversazione diverso da quelle lavorative o generiche, evita i pettegolezzi e le confidenze personali.

Ricorda alla persona che le regole aziendali sono quelle stabilite e scritte da te, o dai soci, e che sono state individuate in quanto responsabili del successo della gelateria… e da questo successo dipende anche il suo compenso e la sua serenità economica.

Stabilisci procedure e check-list

Anche in questo caso è molto utile adottare una tecnica che suggerisco in generale per la gestione di ogni dipendente: stabilire con precisione delle procedure standard da seguire, trasformando la tua attività in un sistema ben organizzato che riduca al massimo l’improvvisazione e il rischio di errori.

Crea un regolamento aziendale e una check list dettagliata da seguire punto per punto, in modo da ridurre al massimo il margine di ambiguità per ciascuna operazione. Presentali come strumenti di lavoro, come un manuale d’uso che hai creato appositamente per i tuoi dipendenti allo scopo di aiutarli a lavorare meglio.

Anche questo è un modo corretto per spersonalizzare il rapporto, senza far torto a nessuno.

Ovviamente è molto importante anche il modo in cui lo presenti: 

Sei consapevole delle difficoltà e delle problematiche che devono affrontare e per questo motivo hai creato la check list: non sei un giudice inflessibile, ma una guida. 

Questo è l’atteggiamento giusto per incoraggiare ogni dipendente (inclusi familiari assunti in azienda o amici) a rispettare le regole senza sentirsi in trappola. Ogni consiglio o segnalazione su come una determinata funzione potrebbe essere svolta meglio dovrà essere il benvenuto: ne discuterete insieme e valuterete se applicarlo o meno (sempre con l’obiettivo di migliorare il lavoro e i risultati).

Lavorare meglio. Tutti insieme.

Procedure e check-list sono un ottimo modo per migliorare sensibilmente il servizio ed il prodotto, ma sono anche e soprattutto un mezzo per migliorare le condizioni di lavoro dei tuoi collaboratori, offrendo loro una serie di processi in grado guidarli in ogni mansione e facilitandogli di fatto la vita.

Ciascuna procedura sarà realizzata dal dipendente (con la tua supervisione naturalmente) e seguita passo passo: nel caso di mancato rispetto o errore, ricorda che la tua eventuale valutazione negativa deve essere sempre rivolta al suo operato, e mai alla persona.

Ad esempio:

• È corretto riprendere il dipendente con frasi di questo tipo: questo errore è stato fatto per il mancato rispetto della tal procedura/la procedura prevede che…/questo tipo di operazione è stata volta senza considerare che…/l’errore è nato perché non abbiamo considerato questo aspetto, ecc.
• È sbagliatissimo (sempre) utilizzare frasi che pongono l’enfasi sulla persona, anziché sull’errore, perché feriscono la persona e la mettono in una posizione di difesa e allerta. Ad esempio, sono così frasi come: sei incapace, sei maleducato, pensi solo ai fatti tuoi, non capisci, ecc…

Ho scritto tutto un articolo su questo aspetto, dove troverai nuovi spunti per interfacciarti ai tuoi dipendenti. Lo troverai qui: https://www.gelatocoaching.it/criticare-un-dipendente/ 

Più le regole sono definite, più sarà facile trattare nel giusto modo anche coloro verso i quali abbiamo un legame affettivo.

Infine, un ultimo trucco: stabilisci una qualche penalità per il mancato rispetto delle procedure (da inserire nel regolamento aziendale). Questo è un aspetto importante perché dà valore al lavoro complessivo fatto. Può essere un pagamento di una cifra simbolica, magari da mettere in una scatola che poi verrà utilizzata per una bicchierata di squadra, come un altro modo che dovrà essere condiviso tra titolare e collaboratori.

Ovviamente, per ripetute inosservanze o mancato rispetto delle procedure condivise, è consigliato inviare lettera di richiamo ufficiale (in accordo con consulente del lavoro). Ma sono certo che seguendo con diligenza questi consigli non ti troverai nella spiacevole situazione di dover ricorrere a questo strumento…